Tråkigt nog är inkasso fortfarande en av de viktigaste frågorna för svenska bolag i Tyskland. För det är inte nog med att få ordern och levera varorna eller tjänsten; affären är inte avslutad förän pengarna bokförts på ert konto.

För det första vill vi klargöra att tyskars betalningsmoral överlag är sämre än svenskars. Många tyska företag brukar helt enkelt använda sina leverantörer som bank. Uppfinningsrikedomen av förklaringar för förseningen av betalningen är oändlig. Några vanligt förekommande exempel på det är:

• Vår bokföringsansvarige är på semester och betalningar kommer först att utföras när han är tillbaka igen...
• Det är chefen som måste skriva på checken. Han är desvärre på kundbesök idag...
• Checken har vi skickat med posten idag...
• Var checken inte underskriven? Det måste vara ett fel, skulle ni kunna göra er mödan att skicka tillbaka den, så ska jag se till...
• Nej, checken har inte kommit fram ännu.... Vad säger ni? Jag kan då inte skicka er två checkar på beloppet...
• Brevet med checken måste ha kommit bort i posten.... Vi ska fråga på posten...
• Ja, vi överför pengarna idag.
• Betalningen har kommit tillbaka, det måste vara något med kontonumret. Vilket kontonummer har ni nu igen?
• Vi är dessvärre tvingade att hålla inne med betalningen, tills frågan om varans kvalité är avklarad.

osv.osv. Ett icke obetydligt antal tyska bolag använder sig faktiskt konsekvent och systematiskt av utländska leverantörer för att de inte längre får kredit hos deras inländska leverantörer. Man vet att utländska bolag inte är fullt så effektiva när det gäller att driva in skulder. Ett typiskt exempel på ett välkänt knep går till så här:

• Den första, mindre ordern betalas omgående kontant efter eller till och med före varan levererats.
• Även den andra ordern betalas omgående innan betalningstiden löpt ut. Leverantören får därmed intrycket av att ha hittat en ny pålitlig stammkund.
• Den tredje ordern är en stor order, väsentligt större än den första. Leverantören är hänförd och levererar meddetsamma. Denna gång betalar kunden dock inte direkt, i stället övergår man till diverse dåliga ursäkter och undanflykter (se ovan).

Som synes är det viktigt att ingående undersöka framtida kunders bakgrund och ekonomiska förmåga, så att inte plötsligt en utestående större fordran inte går att driva in. Kreditvärderingar- och upplysningar kan inhämtas hos de kända inkassokontoren som Creditreform eller Dun & Bradstreet online, per telefon eller genom en advokat. Nämnas bör, att kreditinformation- det ligger i sakens natur- inte alltid är helt aktuell eftersom reducerad bonitet oftast registeras först efter flera månader. En kreditupplysning ger ett första intryck av kundens verksamhet och dennes sannolika betalningsförmåga.

När en kund inte betalar en förfallen faktura, kan vi först och främst råda att omgående skicka påminnelse. Ett utbrett missförstånd är att det skulle vara nödvändigt att skicka betalningspåminnelser tre gånger, innan ärendet kan lämnas över till inkasso.
Ej heller råder vi till att beteckna betalningspåminnelserna som en "första", en"andra"osv. betalningspåminnelse. På så sätt kan kunden tro att han kan lägga fakturan åt sidan, eftersom det i alla fall kommer ett besked, innan rättsliga åtgärder vidtas.

En betalningspåminnelse bör vara entydig, så att missförstånd inte kan uppstå. Dessutom ska kunden uppmanas att betala inom en viss tid. Ett exempel ges nedan:

Betr.: Unsere Rechnung Nr. ............. Sie haben unsere Rechnung Nr. ............. vom ............. über ............. trotz Fälligkeit bisher nicht ausgeglichen. Bitte holen Sie dies unverzüglich nach. Wenn die Zahlung nicht bis zum < 14 dagar senare> auf unserem Konto ............. bei der ............. Bank (BLZ ............. ) eingegangen ist, sind wir gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten, was Sie mit weiteren, vermeidbaren Kosten belastet. Mit freundlichen Grüßen

Översättning:

Beträffande fakturanr.: ............. Vi har inte erhållit er betalning av faktura nr. ............. daterad ............. på ............. som nu är förfallen. Vi ber er omgående att betala detta belopp. Om er inbetalning inte bokförts på vårt konto nr. ............. hos ............. bank ............. (BLZ ............. ) senast ( 14 dagar senare) kommer vi att lämna över ärendet till ett inkassobolag och därigenom uppstår yttligare kostander för er. Med vänlig hälsning

Såvitt det gäller varor levererade under egendomsförbehåll (förlängt och utvidgat) bör betalningspåminnelsen kombineras med ett förbud av försäljning av de av egendomsförbehållet omfattande varorna. I fall då kunden inte rättar sig efter förbudet åligger han straffrättsligt ansvar.

Därefter kan gäldenären personligen kontaktas ett par dagar senare och uppmanas att betala samt säkerställa att betalningspåminnelsen är mottagen. Samtidigt bör en telefonnotis skrivas om innehållet av detta telefonsamtal (samtalspartner, datum, klockslag, löften etc.), som kan användas som bevis av ett räntekrav i en senare rättstvist.

I enlighet med den tyska lagstiftningen om försenad betalning av förfallna krav (BGB) skall en gäldenär betala ränta på fakturerat belopp från och med 30 dagar efter att fakturan förfallit samt mottagits av gäldenären. I lagen fastställs dröjsmålsräntan till tyska basisräntan plus 5% (plus 8% vid handelsköp) eller mer, om en borgenären kan bevisa att han själv betalar en högre räntesats.

När en gäldenär inte betalar efter denna påminnelse, är det heller inte troligt att han betalar efter en eventuell andra eller tredje påminnelse. Det är förspild tid att vänta längre. Ju fortare inkasso påbörjas, desto fortare kommer ni få era pengar.

I en långvarig affärsförbindelse präglat av ömsesidigt förtroende och samarbete är tillmötesgående från båda håll en självklarhet. Gentemot nya kunder är det däremot ett taktiskt fel och vi råder att se till att få era pengar först. Indrivning genom en tredje part (ett inkassoföretag eller en advokat) påverkar naturligtvis klimatet i en begynnande affärsförbindelse negativt.

Såvida en gäldenär inte betalar efter att ha fått en advokatskrivelse, återstår endast rättstvist. Om inte gäldenär bestrider skulden, är "Mahnbescheid" (inkassostämning) det mest ekonomiskt fördelaktiga sättet att driva in skulden på. Advokatkostnaderna och domstolsavgiften begränsas på grund av en avgiftstabell. Borgenären måste betala in ett förskott men gäldenären är skyldig att ersätta samtliga kostnader, om han förlorar processen.

Exempel på kostnader i samband med en inkassostämmning (alla tal i €):

Kravets storlek	domstolsavgift	advokatkostnader
2.000	36	220
5.000	60	470
10.000	98	750
20.000	144	990
50.000	228	1.590

Vet man på förhand att en gäldenär kommer att göra en invändning gällande ("Widerspruch") i denna process är det mest lämpligt at påbörja en "traditionell" rättstvist istället för en inkassostämming. Observeras dock att rättegångskostnaderna för en traditionell rättstvist är sex gånger de ovannämda rättegångskostnaderna.

När skulden ska drivas in med hjälp av domstol är det avgörande om leverantören har förberett sig noggrannt inför tvisten och kan framställa korrekt och relevant information. Den stämde gäldenärens identitet måste först fastställas- är det en enskild person, ett OHG, ett GmbH eller ett kommanditbolag (KG). Även firmanamnet och rättegångsfullmäktige måste exakt och korrekt anges.

Följande information är nödvändig för att kunna föra ett inkassomål:

• Exakt beteckning av gäldenären (namn, rättsform, representant)
• Gäldenärens fullständiga adress (ingen boxadress)
• Orderbekräftelse (om en sådan finns) och fakturan

Den egentliga utmätningen kan först sättas igång, när det föreligger ett rättsavgörande (en dom eller det så kallade "Vollstreckungsbescheid" vid process med inkassostämmning). Kronofogdens utmätning i lösöre är för det mesta en tidskrävande process (väntetid upp till sex månader) med liten utsikt till framgång. Ett bättre resultat nås i regel genom att göra en utmätning av tillgodohavande på ett bankkonto eftersom praktiskt taget varje företagare har ett konto och banken är således förpliktad till att medverka till att betalningen sker.

När samtliga utmätningsmöjligheter är uttömda, kan gäldenären tvingas till "Eidesstattliche Versicherung" ("avgivelse av en sanningsförsäkran under ed om förmögenhetsförhållandena"). I denna sanningsförsäkran måste gäldenären ange all förmögenhet (hit hör även egna fordringar, försäkringar etc.) som kan vara av intresse för fordringsägaren. En "Eidesstattliche Versicherung" betyder alltså inte att gäldenären är bra försäkrad - utan att han är i konkurs.

Små bolag kommer gång på gång i ekonomiska svårigheter, när kunderna betalar med dröjsmål eller inte alls. Därför är är det särskilt viktigt att begränsa riskerna på förhand och undvika att företagets utestående fordringar växer allt för mycket. Detta görs bäst genom att noggrannt undersöka kundens bonitet innan avtalen skrivs på och med hjälp av en snabb och entydig betalningspåminnelse utan att acceptera undanflykter. Om skulden ej regleras, är detta en bra utgångspunkt för effektiv advokathjälp. På detta sätt blir risken för att fordringen måste avskrivas väsentligt reducerad.